Campos personalizados: adapta tu ERP a la forma en que trabaja tu empresa

Cada empresa administra información diferente.

Mientras una importadora necesita registrar el país de origen de un proveedor o la línea de productos que maneja, otra empresa puede requerir almacenar el asesor comercial asignado, la categoría del cliente, documentos adicionales o cualquier otro dato específico de su operación.

El problema aparece cuando el sistema no permite guardar esta información y la empresa termina utilizando hojas de cálculo, documentos externos o notas dispersas que dificultan el control y la consulta de los datos.

Para resolver esta necesidad, nuestro ERP incorpora la funcionalidad de Campos Personalizados, disponible para empresas que utilizan nuestros Planes Contables, permitiendo adaptar el sistema a los procesos de cada negocio sin necesidad de realizar desarrollos a medida.

 

¿Qué son los campos personalizados?

Los campos personalizados permiten agregar información adicional a distintos registros del sistema sin modificar la estructura estándar del ERP.

Esto significa que puedes crear nuevos datos para capturar exactamente la información que tu empresa necesita, manteniendo toda la información centralizada dentro del sistema.

Actualmente esta funcionalidad puede utilizarse para administrar información adicional en Personas (clientes y proveedores), además de permitir configurar campos para otros módulos disponibles dentro del sistema.

¿Por qué muchas empresas necesitan esta funcionalidad?

Con el crecimiento de una empresa también aumenta la cantidad de información que debe administrar.

Es común encontrar datos importantes almacenados en:

• Hojas de Excel.
• Archivos compartidos.
• Correos electrónicos.
• Notas internas.
• Documentos físicos.

Esto provoca problemas como:

• Información incompleta.
• Duplicidad de datos.
• Errores durante la atención al cliente.
• Dificultad para localizar información importante.
• Dependencia del conocimiento de determinadas personas.

Cuando toda la información se encuentra dentro del ERP, el acceso es mucho más rápido y el control de los datos mejora considerablemente.

¿Qué tipo de información puedes agregar?

Los campos personalizados son muy flexibles y permiten crear diferentes tipos de información según las necesidades del negocio.

Entre ellos:

• Texto.
• Números.
• Valores decimales.
• Fechas.
• Opciones Sí / No.
• Listas con valores predefinidos.

Por ejemplo, una empresa puede crear campos como:

• Clasificación del cliente.
• Canal de ventas.
• Zona comercial.
• Ejecutivo responsable.
• Teléfono alternativo.
• Código interno.
• Categoría del proveedor.
• Marca principal que distribuye.
• Fecha de renovación de un contrato.

Todo esto sin modificar el funcionamiento estándar del sistema.

Listas personalizadas para evitar errores

Cuando cierta información siempre debe seleccionarse de una lista conocida, el sistema permite crear catálogos personalizados.

De esta forma, los usuarios simplemente seleccionan una opción previamente definida, evitando errores de digitación y manteniendo la información estandarizada.

Por ejemplo:

• Tipo de cliente.
• Región.
• Ciudad.
• Marca.
• Categoría.
• Línea de negocio.
• Segmento comercial.

Un mismo campo puede utilizarse donde lo necesites

Durante la configuración es posible indicar en qué módulos estará disponible cada campo.

Esto permite que cada empresa adapte el sistema según sus propios procesos, utilizando únicamente la información que realmente necesita.

Además, los campos pueden configurarse como:

• Obligatorios.
• Opcionales.
• Con múltiples valores.
• Activos o inactivos.

Esta flexibilidad facilita que el ERP evolucione junto con el crecimiento del negocio.

Toda la información permanece organizada

Además de crear nuevos campos, el sistema permite administrar sus opciones y consultar los valores que ya han sido registrados por los usuarios.

Esto facilita:

• Mantener un control sobre la información capturada.
• Validar que los datos sean consistentes.
• Auditar la información registrada.
• Consultar rápidamente los valores almacenados.

Beneficios para tu empresa

Implementar campos personalizados permite:

• Adaptar el ERP a la realidad de tu empresa.
• Centralizar información importante.
• Reducir el uso de hojas de cálculo.
• Mejorar la calidad de los datos.
• Facilitar el trabajo de los usuarios.
• Mantener información organizada y disponible para todo el equipo.
• Escalar el sistema sin requerir desarrollos adicionales.

Disponible para Planes Contables

La funcionalidad de Campos Personalizados está disponible para las empresas que utilizan nuestros Planes Contables.

Si tu operación requiere registrar información específica sobre clientes, proveedores u otros procesos internos, ahora puedes hacerlo directamente desde el ERP, manteniendo todos los datos centralizados y organizados.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los campos personalizados?

Son campos adicionales que puedes crear dentro del ERP para almacenar información específica de tu empresa.

¿Necesito realizar un desarrollo para crear nuevos campos?

No. La creación y configuración de campos personalizados se realiza directamente desde el sistema mediante el módulo de configuración.

¿Puedo crear listas de opciones?

Sí. Puedes crear catálogos personalizados para que los usuarios seleccionen valores previamente definidos.

¿Los campos pueden ser obligatorios?

Sí. Cada campo puede configurarse como obligatorio u opcional según las necesidades del negocio.

¿Está disponible para todos los planes?

No. Esta funcionalidad está disponible para las empresas que cuentan con nuestros Planes Contables.

Cada empresa administra información diferente, por eso creemos que el ERP debe adaptarse a tu negocio y no al contrario.

Si utilizas uno de nuestros Planes Contables, ya cuentas con la funcionalidad de Campos Personalizados, diseñada para ayudarte a organizar mejor tu información, reducir procesos manuales y mantener todos los datos importantes dentro del sistema.